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TeamXen di Marinangeli Fabio, P.IVA: 03820910549, Sede: Via Pozzuolo, 2, Email: info@teamxen.it.

Il Titolare è responsabile del trattamento dei dati raccolti tramite la piattaforma OmniChat AI.

TeamXen come Titolare: per i dati degli account registrati sulla piattaforma (titolari e operatori delle aziende clienti: email, credenziali, dati di fatturazione, log tecnici di accesso).

TeamXen come Responsabile del trattamento: per i dati dei clienti finali gestiti dalle aziende clienti attraverso la piattaforma (contatti in rubrica, lead Meta Ads, conversazioni WhatsApp/Instagram/Messenger/widget, note vocali, immagini e documenti caricati). In questi casi il Titolare è l'azienda cliente, che determina finalità e basi giuridiche; TeamXen tratta i dati solo su sua istruzione, secondo il Data Processing Addendum contenuto nei Termini di Servizio.

Trattiamo: dati di registrazione e credenziali di accesso (email, password cifrata, nome dell'organizzazione), dati di configurazione del servizio (nome del bot, istruzioni, impostazioni del widget), documenti caricati nella Knowledge Base, messaggi e metadati delle conversazioni di assistenza, dati tecnici essenziali di sessione e sicurezza.

Note vocali e immagini: quando l'utente finale invia un messaggio audio, questo può essere trascritto in testo per consentire la risposta; quando invia una fotografia (ad esempio di un prodotto, di un ambiente o di un documento tecnico), l'immagine può essere analizzata da un modello di visione artificiale (GPT-4o Vision) al solo scopo di fornire assistenza e formulare preventivi. Audio e immagini non sono utilizzati per profilazione né per riconoscimento biometrico delle persone.

I dati sono trattati per erogare il servizio richiesto e gestire il rapporto contrattuale (Art. 6.1.b GDPR), per adempimenti di legge, fiscali e contabili (Art. 6.1.c GDPR) e, per le sole statistiche di miglioramento della piattaforma, sulla base del consenso liberamente prestato tramite il banner cookie (Art. 6.1.a GDPR).

I dati e le credenziali sono archiviati su database sicuro Supabase, con cifratura in transito e a riposo, isolamento logico per singola organizzazione (multi-tenancy con regole di accesso a livello di riga) e accesso limitato al personale autorizzato. I documenti caricati sono conservati in uno spazio di archiviazione privato, accessibile solo all'organizzazione proprietaria.

I dati sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il tempo richiesto dagli obblighi di legge, dopodiché sono cancellati o resi anonimi.

I dati aziendali, la documentazione caricata nella Knowledge Base e i messaggi delle conversazioni sono trattati in modo strettamente riservato per l'erogazione del servizio e NON vengono in nessun caso utilizzati per addestrare modelli pubblici di intelligenza artificiale.

I contenuti sono inviati ai modelli linguistici esclusivamente per generare la singola risposta richiesta dall'utente finale, senza riutilizzo per finalità di addestramento.

• Interazione dichiarata: l'utente finale è informato in modo chiaro di stare interagendo con un assistente di intelligenza artificiale e non con una persona fisica.
• Nessun addestramento di terzi: i dati aziendali, i documenti e le conversazioni non sono utilizzati per l'addestramento di modelli foundation pubblici di fornitori terzi (es. OpenAI, Anthropic).
• Human-in-the-Loop: è sempre garantito il passaggio a un operatore umano, su richiesta dell'utente o in automatico nei casi di incertezza, reclamo o richiesta sensibile. Nessuna decisione automatizzata con effetti giuridici significativi viene assunta dall'AI.

Le conversazioni sui canali Meta sono trattate per fornire assistenza e dare seguito alle richieste dell'utente. Il numero di telefono, il nome profilo e il contenuto dei messaggi sono conservati nella console dell'azienda cliente.

Opt-out rapido: l'utente finale può interrompere le comunicazioni in qualsiasi momento scrivendo STOP nella conversazione, oppure chiedendo la cancellazione dei propri dati; la richiesta viene registrata e il contatto escluso dai successivi invii.

I dati inviati dai moduli lead delle inserzioni Meta (nome, telefono, email e risposte alle domande del modulo) sono ricevuti dalla piattaforma per consentire un primo contatto via WhatsApp da parte dell'azienda cliente. Tale trattamento è vincolato al consenso e alle finalità dichiarate nel modulo Meta compilato dall'utente; in assenza di valida base giuridica il contatto non deve essere effettuato.

L'amministratore tecnico di TeamXen può accedere temporaneamente al workspace del cliente (modalità “Master”) esclusivamente per manutenzione, configurazione e assistenza tecnica richiesta. L'accesso è tracciato, segnalato da un avviso visibile in piattaforma, limitato a quanto strettamente necessario e soggetto a vincolo di riservatezza; non comporta alcun utilizzo dei dati per finalità proprie di TeamXen.

I dati possono essere trattati da fornitori tecnologici che agiscono come responsabili del trattamento (hosting e database, fornitori dei modelli di intelligenza artificiale), vincolati contrattualmente alla riservatezza e a misure di sicurezza adeguate. Non effettuiamo cessioni di dati a terzi per finalità di marketing.

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli Artt. 15-22 GDPR: accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento, portabilità e revoca del consenso.

Per esercitarli, invia una richiesta a info@teamxen.it: risponderemo entro 30 giorni. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

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