Versione 2.10 · in vigore dal 3 novembre 2026
Accordo sul trattamento dei dati personali (DPA), art. 28 del Regolamento UE 2016/679
Versione 2.10, in vigore dal 3 novembre 2026. Allegato e parte integrante delle Condizioni Generali di Contratto PassInChat (già AIBoost). Il cambio di nome da AIBoost a PassInChat non modifica le parti, i ruoli né le garanzie di questo accordo. La versione 2.10 aggiunge i form di iscrizione (art. 2.6) e non aggiunge sub-responsabili.
1. Parti e ruoli
1.1 Il Cliente è il Titolare del trattamento dei dati personali dei Clienti finali e degli altri interessati trattati nel proprio workspace.
1.2 TeamXen di Marinangeli Fabio (il "Responsabile") tratta tali dati per conto del Cliente come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
1.3 Per i dati dei propri clienti (account, fatturazione, assistenza) TeamXen è invece Titolare autonomo, come descritto nella Privacy Policy. Questo DPA non riguarda quei dati.
2. Oggetto, durata, natura e finalità
2.1 Oggetto: trattamento necessario per erogare il Servizio PassInChat: ricezione, archiviazione e invio di messaggi; generazione di risposte con l'AI; gestione di contatti e lead; automazioni; campagne; notifiche d'ordine collegate a Shopify e WooCommerce; statistiche del workspace; messa a disposizione dei dati alle applicazioni AI e ai servizi collegati dal Cliente tramite MCP o API, su sua istruzione. Comprende inoltre, quando il Cliente usa le relative funzioni (artt. 2.5 e 2.6): canale Telegram; segmenti di contatti e automazioni che partono dai segmenti; misurazione delle vendite generate; traduzione dei messaggi; voto di gradimento; riconoscimento delle richieste di disiscrizione; Aiuto IA e segnalazioni; ricezione di dati inviati dai sistemi del Cliente tramite API o indirizzi webhook delle automazioni; conservazione dei file caricati dalle applicazioni AI collegate; form di iscrizione sui siti del Cliente, con la conferma delle iscrizioni e il registro dei consensi.
2.2 Durata: per tutta la durata del contratto e fino alla cancellazione dei dati prevista dall'art. 10.
2.3 Natura: raccolta tramite i canali collegati, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione automatizzata con modelli linguistici, trasmissione ai canali, cancellazione.
2.4 Finalità: esclusivamente l'erogazione del Servizio secondo le istruzioni del Cliente.
2.5 Funzioni aggiunte nella versione 2.7 (descrizione delle attività già comprese nel Servizio):
| Funzione | Cosa fa il Responsabile per conto del Cliente |
|---|---|
| Telegram | Riceve e invia i messaggi del bot Telegram del Cliente; salva identificativo della chat, nome, nome utente e lingua del profilo |
| WooCommerce | Riceve dal negozio del Cliente clienti e ordini (come per Shopify) per rubrica, notifiche d'ordine e vendite generate |
| Segmenti | Calcola, con i criteri scelti dal Cliente, quali contatti appartengono a un segmento (ad esempio ordini, carrelli, campagne ricevute, lette o con risposta); registra entrate e uscite dai segmenti per far partire le automazioni scelte dal Cliente |
| Vendite generate | Abbina gli ordini del Cliente ai messaggi promozionali inviati alla stessa persona (telefono o email) nei giorni precedenti, con le finestre scelte dal Cliente, per mostrargli il ritorno delle sue campagne e automazioni |
| Traduzione | Su richiesta dell'utente, o in automatico se il Cliente lo attiva, invia il testo dei messaggi al modello AI per tradurlo e salva la traduzione |
| Voto di gradimento | Se il Cliente lo attiva, chiede un voto da 1 a 5 alla chiusura della chat e salva voto e commento |
| Domande senza risposta | Mostra al Cliente le domande a cui l'assistente non ha trovato risposta, perché possa completare la base di conoscenza |
| Riconoscimento delle disiscrizioni | Riconosce le richieste di non ricevere messaggi, anche scritte a parole; nei casi dubbi, se la chat ha ricevuto una promozione negli ultimi 14 giorni, invia al modello AI il messaggio del Cliente finale e l'ultima promozione (art. 9.2) |
| Aiuto IA e segnalazioni | Legge i dati del workspace necessari a rispondere agli utenti del Cliente e li invia al modello AI; se l'utente apre una segnalazione, trasmette al Responsabile il contesto tecnico, la conversazione con l'Aiuto IA e gli screenshot allegati |
| Dati in arrivo dai sistemi del Cliente | Riceve i dati che il Cliente invia con le chiavi API o con gli indirizzi webhook delle automazioni e li usa come il Cliente ha configurato |
| File delle applicazioni AI | Conserva nel workspace i file (immagini, video, PDF) che l'applicazione AI collegata carica per i modelli WhatsApp |
| Statistiche del team | Calcola tempi di risposta, chat gestite e voti per ciascun Utente autorizzato |
2.6 Form di iscrizione (versione 2.10). Se il Cliente crea e pubblica form di iscrizione (sul proprio sito con il codice della Piattaforma, con il link del form su form.passinchat.com o con il QR), il Responsabile, per conto del Cliente:
| Attività | Cosa fa il Responsabile |
|---|---|
| Mostrare i form | Fornisce lo script e i testi dei form ai siti del Cliente e le pagine pubbliche dei form su form.passinchat.com; conta visualizzazioni, chiusure e iscrizioni solo in forma aggregata |
| Ricevere le iscrizioni | Riceve numero di telefono, email, nome, risposte, consensi, dichiarazione d'età e dati tecnici dell'invio (indirizzo IP, browser, pagina, lingua, dispositivo); le conserva nell'iscrizione fino alla conferma, senza inserirle nella rubrica del Cliente |
| Confermare le iscrizioni | Riconosce il messaggio WhatsApp con il codice inviato dal Cliente finale al numero del Cliente; se il Cliente lo sceglie, invia dal numero WhatsApp del Cliente un solo messaggio di servizio di conferma (modello approvato da Meta, senza promozioni), nei limiti dell'art. 4.5; invia le email di conferma con un link e registra il clic sul pulsante di conferma |
| Iscrivere dopo la conferma | Crea o aggiorna la scheda del contatto, registra il consenso, aggiunge il contatto alle liste e alle etichette scelte dal Cliente, fa partire le automazioni scelte dal Cliente, consegna l'eventuale codice sconto indicato dal Cliente |
| Registro dei consensi | Tiene per il Cliente un registro dei consensi che non si può modificare (Allegato A, punto 22), con revoche e riattivazioni, e ne permette l'esportazione |
| Protezione dagli abusi | Applica limiti per indirizzo IP, per numero e per email, un campo trappola, un gettone a tempo, i domini consentiti scelti dal Cliente e, quando serve, la verifica anti-bot Cloudflare Turnstile; riceve le segnalazioni di abuso dalle pagine dei form |
3. Categorie di interessati e di dati
3.1 Interessati: Clienti finali e potenziali clienti del Cliente; persone che compilano moduli Lead Ads o altri moduli collegati; persone che scrivono al bot Telegram del Cliente; clienti del negozio online del Cliente; persone presenti negli elenchi che il Cliente importa; visitatori del sito del Cliente che usano il widget; visitatori dei siti del Cliente, o persone che aprono il link o il QR di un form, che compilano i form di iscrizione; Utenti autorizzati del Cliente.
3.2 Dati: nome e nome profilo; numero di telefono o, se l'utente WhatsApp lo nasconde, il nome utente e l'identificativo assegnato da Meta per l'azienda; email; identificativi dei canali (es. ID Instagram/Messenger); lingua, Paese e fuso orario; stato del consenso ai messaggi promozionali con fonte e data; contenuto dei messaggi, note vocali, immagini e documenti scambiati; commenti lasciati sui post e sui contenuti del Cliente; risposte ai moduli Lead Ads; dati d'ordine ricevuti da Shopify o WooCommerce (numero ordine, importo, stato, rimborsi, spedizione e tracciamento) e carrelli non completati; identificativo della chat, nome, nome utente e lingua del profilo Telegram; dati inseriti dal Cliente nella rubrica e nei campi personalizzati; dati di consegna e lettura dei messaggi; documenti caricati nella base di conoscenza e le loro rappresentazioni numeriche (embedding); trascrizioni delle note vocali; richieste di pagamento in chat (importo, descrizione, esito, email di chi paga se comunicata da Stripe); dati dell'annuncio Click-to-WhatsApp da cui è nata la conversazione (titolo, testo, link, identificativi); email, ruoli e dispositivi iscritti alle notifiche degli Utenti autorizzati; etichette di chat e schede contatto (sincronizzate tra loro); stato di disiscrizione e di "disiscrizione da verificare", con la chiave del numero o dell'identificativo conservata anche dopo l'eliminazione della scheda; appartenenza ai segmenti; vendite abbinate ai messaggi; traduzioni dei messaggi; voti di gradimento e commenti; domande senza risposta; collega assegnato e tempi di risposta; file caricati dalle applicazioni AI collegate; dati ricevuti dai sistemi del Cliente tramite API o webhook; contenuto delle conversazioni con l'Aiuto IA e delle segnalazioni, compresi gli screenshot; per i form di iscrizione: dati scritti nel form (numero di telefono come scritto e normalizzato, Paese del numero, email, nome, risposte), consensi a WhatsApp e alle email, dichiarazione d'età, indirizzo IP e browser dell'invio e della conferma via email, pagina del sito (senza parametri diversi da quelli utm_ delle campagne), lingua, tipo di dispositivo, identificativo del messaggio WhatsApp di conferma ricevuto o inviato, testo del consenso mostrato e versione del form, stato del consenso alle email con fonte e data.
3.3 Dati particolari: il Servizio non è progettato per trattare categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati giudiziari (art. 10 GDPR). Il Cliente non deve chiedere tali dati tramite l'assistente AI né caricarli nella base di conoscenza. Se i Clienti finali li inviano spontaneamente, il Cliente ne valuta la gestione come Titolare.
4. Istruzioni del Titolare
4.1 Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente. Le istruzioni sono costituite dal contratto, da questo DPA e dalle configurazioni che il Cliente imposta nella Piattaforma (canali collegati, istruzioni all'AI, automazioni, campagne).
4.2 Il Responsabile informa immediatamente il Cliente se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati.
4.3 Il trattamento al di fuori delle istruzioni è ammesso solo se lo impone il diritto dell'Unione o dello Stato membro; in tal caso il Responsabile informa il Cliente prima del trattamento, salvo divieto di legge.
4.4 Se un Utente autorizzato attiva gli avvisi, il Responsabile gli invia per email e/o notifica push un avviso con il nome del Cliente finale, il canale e un estratto dell'ultimo messaggio. Gli avvisi possono riguardare anche: nuovi contatti e lead, primo messaggio a un lead non consegnato (con nome, telefono, email e motivo), lead non ricontattati, menzioni tra colleghi, esito dei modelli WhatsApp e variazioni della qualità del numero. Il Cliente decide quali utenti ricevono gli avvisi tramite le loro preferenze.
4.5 Istruzioni per i form di iscrizione. Le istruzioni del Cliente per i form sono le impostazioni che sceglie nella Piattaforma (testi, consensi, età minima, liste, etichette, sconti, doppia conferma, Paesi e tetto giornaliero dei messaggi automatici di conferma, domini consentiti) e le «Condizioni dei form» che accetta alla prima pubblicazione. In particolare:
a) I testi proposti dal Responsabile sono modelli e non consulenza legale. Il Cliente sceglie e verifica i testi pubblicati e mette nel form il link alla propria informativa.
b) Doppia conferma accesa di default. Il Cliente può spegnerla (solo un titolare o un amministratore); in tal caso i consensi sono registrati come «non verificati» e il Responsabile richiede i domini consentiti e applica un limite giornaliero alle iscrizioni senza conferma.
c) Limiti fissi a protezione degli interessati, che il Cliente non può togliere: nessun messaggio automatico di conferma a numeri disiscritti, segnati come «non su WhatsApp» o con una disiscrizione da verificare, né a numeri che hanno già un consenso valido; un solo messaggio di conferma per numero ogni 30 giorni; al massimo 2 email di conferma per indirizzo ogni 7 giorni su tutta la Piattaforma; nessun testo scritto dal visitatore nelle email; con la doppia conferma accesa, nessun dato inserito nella rubrica prima della conferma.
d) Sospensioni automatiche: il Responsabile sospende l'invio automatico dei messaggi di conferma (lasciando la conferma con il pulsante) se la qualità del numero WhatsApp del Cliente è bassa o segnalata, se il conto WhatsApp del Cliente non ha un metodo di pagamento, o se le conferme scendono sotto il 15% degli ultimi 50 messaggi; sospende le email di conferma del Cliente se rimbalzi o segnalazioni di spam superano il 5%. Può sospendere un form in caso di abuso (Condizioni dei form). Avvisa il Cliente in tutti i casi.
e) Il costo dei messaggi WhatsApp di conferma è addebitato da Meta sul conto WhatsApp del Cliente.
5. Riservatezza
5.1 Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e ricevono istruzioni adeguate. L'accesso al workspace per assistenza è limitato al necessario e viene registrato (Condizioni, art. 11.4); il registro è conservato 24 mesi.
5.2 Agenzie partner: se il Cliente è seguito da un'agenzia partner che il Responsabile ha autorizzato (white label), le persone dell'agenzia con ruolo di titolare o amministratore possono accedere al workspace del Cliente per gestirlo. Gli accessi sono registrati, il registro è visibile al Cliente ed è conservato 24 mesi. Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento di interrompere l'accesso dell'agenzia scrivendo a info@passinchat.com.
6. Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)
Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative indicate nell'Allegato A, adeguate al rischio. Può aggiornarle purché il livello di protezione complessivo non si riduca.
7. Sub-responsabili
7.1 Il Cliente concede un'autorizzazione generale al ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Allegato B.
7.2 Il Responsabile comunica al Cliente, via email e/o in console, l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili con almeno 15 giorni di preavviso. Entro questo termine il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati. Se le parti non trovano una soluzione, il Cliente può recedere dal contratto con rimborso della parte di canone già pagata e non goduta.
7.3 Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli di questo DPA e risponde nei confronti del Cliente del loro operato, nei limiti dell'art. 28, par. 4, GDPR.
7.4 Servizi scelti dal Cliente: Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger, Lead Ads), Telegram, Shopify e WooCommerce sono servizi con cui il Cliente ha un proprio rapporto contrattuale e che il Cliente sceglie di collegare. Per i dati che il Cliente scambia con tali piattaforme, queste agiscono secondo i propri termini con il Cliente; il Responsabile si limita a trasmettere i dati secondo le istruzioni del Cliente. Allo stesso modo, le applicazioni di intelligenza artificiale e i servizi di automazione che il Cliente collega tramite MCP, chiavi API, webhook in uscita o il blocco "Webhook" delle automazioni, e l'account Stripe che il Cliente collega per i pagamenti in chat (Condizioni, art. 10-bis), sono scelti dal Cliente e non sono sub-responsabili del Responsabile: il Responsabile mette a disposizione i dati solo nei limiti dei permessi autorizzati dal Cliente. Vale anche per Claude di Anthropic, se il Cliente lo collega al proprio workspace.
8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
8.1 Il database principale si trova nell'Unione Europea (Irlanda).
8.2 Alcuni sub-responsabili possono trattare dati fuori dal SEE (in particolare negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) per i fornitori certificati oppure delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR), con le misure supplementari indicate nell'Allegato A.
9. Assistenza al Titolare
9.1 Diritti degli interessati: tenuto conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate per rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione, portabilità). Se riceve una richiesta direttamente da un interessato, la inoltra al Cliente senza ingiustificato ritardo e non risponde nel merito senza istruzioni, salvo per indicare all'interessato di rivolgersi al Cliente. Per i form di iscrizione il Responsabile mette a disposizione del Cliente l'esportazione della prova del consenso per singolo contatto e per form (CSV e JSON, con la verifica dell'integrità del registro). Se il Cliente elimina la scheda di un contatto o chiede la cancellazione dei dati di un interessato, il Responsabile pseudonimizza le righe del registro dei consensi di quella persona invece di cancellarle (Allegato A, punto 22), così che il Cliente possa ancora dimostrare il consenso per il periodo previsto dall'art. 10.4; su richiesta scritta del Cliente le cancella del tutto.
9.2 Opposizione ai messaggi: la Piattaforma registra le richieste di stop inviate dai Clienti finali, in più lingue (es. "STOP", "UNSUBSCRIBE", "ABMELDEN", "BAJA"), scritte a parole (es. "toglietemi dalla lista") e tramite i pulsanti di disiscrizione, ed esclude il contatto da campagne, automazioni, modelli e notifiche automatiche. L'indicazione resta anche se il Cliente elimina la scheda del contatto. Il riconoscimento usa prima regole fisse; nei casi dubbi, se la chat ha ricevuto una promozione negli ultimi 14 giorni, il Responsabile invia al sub-responsabile per l'AI il messaggio del Cliente finale (circa 800 caratteri al massimo) e l'ultima promozione (circa 400 caratteri al massimo), senza conservazione presso il fornitore oltre quanto previsto dai suoi termini e senza addestramento. Questo controllo funziona anche se il Cliente ha spento l'assistente AI o ha raggiunto il limite di consumo, perché serve a rispettare le opposizioni degli interessati. Se l'esito è dubbio, nessun messaggio automatico parte verso quel contatto finché un utente del Cliente non decide. Una conferma di iscrizione da un form che parte dal numero stesso del Cliente finale (il messaggio con il codice o il tocco su «Confermo» del messaggio di conferma) è una sua scelta esplicita e vale come richiesta di riattivazione, anche se in precedenza aveva chiesto lo stop; la riattivazione è registrata nel registro dei consensi e segnalata nella chat. Una conferma via email non riattiva i messaggi WhatsApp. Le disiscrizioni dalle email promozionali del Cliente, che il Responsabile non invia, sono registrate quando il Cliente le riporta nella Piattaforma. Il Cliente non deve aggirare questa esclusione.
9.3 Sicurezza, DPIA e consultazione preventiva: il Responsabile fornisce al Cliente le informazioni ragionevolmente necessarie per gli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR.
10. Cancellazione e restituzione dei dati
10.1 Durante il contratto il Cliente può cancellare conversazioni e contenuti dalla console, nei limiti delle funzioni disponibili, o chiederne la cancellazione a info@passinchat.com. Su richiesta del Cliente il Responsabile cancella anche l'indicazione di disiscrizione conservata dopo l'eliminazione di una scheda; il Cliente valuta prima se gli serve per rispettare l'opposizione dell'interessato.
10.2 Alla cessazione del contratto il Cliente può chiedere l'esportazione dei dati entro 30 giorni (Condizioni, art. 16.2). Trascorso tale termine il Responsabile cancella i dati personali del workspace entro i successivi 30 giorni, quindi entro 60 giorni dalla cessazione. Le copie di backup vengono sovrascritte secondo il ciclo di rotazione dei backup e comunque entro 90 giorni dalla cancellazione.
10.2-bis Se il Cliente chiede la chiusura del workspace dalla Piattaforma (Profilo → Privacy e conformità) o per iscritto, il Responsabile scollega i canali e cancella i dati del workspace e gli account degli Utenti autorizzati entro 30 giorni dalla richiesta. Prima della cancellazione il Cliente può ancora scaricare i propri dati.
10.2-ter Le cancellazioni previste da questo articolo non sono automatiche: le esegue il personale del Responsabile, che ha un promemoria interno per rispettare i termini. Su richiesta il Responsabile conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.
10.3 Restano esclusi i dati che il Responsabile deve conservare per obbligo di legge, che sono conservati solo per il tempo e le finalità previste.
10.4 Conservazione dei dati dei form di iscrizione, durante il contratto e senza bisogno di istruzioni del Cliente:
a) iscrizioni non confermate: i dati personali sono cancellati 30 giorni dopo l'iscrizione; resta una riga senza dati di contatto (data, form, esito) per 12 mesi, poi cancellata;
b) iscrizioni confermate: indirizzo IP, browser, numero come scritto, risposte, indirizzo completo della pagina e parametri della campagna sono tolti 30 giorni dopo la conferma (la prova resta nel registro dei consensi); se la scheda del contatto viene eliminata, subito;
c) registro dei consensi: ogni riga resta finché vale e, quando è superata da un evento più recente per la stessa persona e lo stesso canale, per altri 5 anni, poi è cancellata; resta solo un'impronta crittografica senza dati personali, per verificare l'integrità del registro;
d) messaggi di conferma arrivati prima dell'iscrizione: 30 minuti; impronte degli indirizzi email usate per i limiti di invio: 30 giorni;
e) alla cessazione del contratto o alla chiusura del workspace valgono gli artt. 10.2 e 10.2-bis. Prima della chiusura dalla Piattaforma il Cliente può scaricare il registro dei consensi.
11. Violazione dei dati personali (data breach)
11.1 Il Responsabile informa il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando viene a conoscenza di una violazione di dati personali che riguarda i dati del Cliente.
11.2 La comunicazione contiene, per quanto disponibili, le informazioni previste dall'art. 33, par. 3, GDPR, che possono essere fornite anche in più fasi. Il Responsabile adotta subito le misure ragionevoli per contenere la violazione e ridurne gli effetti.
11.3 La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli interessati spettano al Cliente in qualità di Titolare.
12. Verifiche e audit
12.1 Il Responsabile mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR (descrizione delle misure, elenco dei sub-responsabili, documentazione dei sub-responsabili ove disponibile).
12.2 Se queste informazioni non sono sufficienti, il Cliente può richiedere un audit, con preavviso scritto di almeno 30 giorni, al massimo una volta l'anno (salvo violazioni dei dati o richieste di un'autorità), eseguito durante l'orario lavorativo, senza accesso ai dati di altri clienti né ai sistemi dei sub-responsabili, da parte del Cliente o di un revisore vincolato alla riservatezza e non concorrente del Responsabile. I costi dell'audit sono a carico del Cliente.
13. Responsabilità
La responsabilità delle parti per il trattamento dei dati è regolata dall'art. 82 GDPR e, nei rapporti tra le parti, dalle limitazioni previste dalle Condizioni (art. 18), nei limiti consentiti dalla legge.
14. Durata e prevalenza
Questo DPA resta valido finché il Responsabile tratta dati personali per conto del Cliente. In caso di contrasto con le Condizioni, per quanto riguarda i dati personali prevale questo DPA.
Allegato A: Misure tecniche e organizzative
- Isolamento dei clienti: ogni workspace è separato a livello di database con regole di accesso per riga (Row Level Security); i dati di un cliente non sono accessibili agli altri.
- Credenziali dei canali: i token di accesso a WhatsApp e agli altri canali sono conservati in tabelle accessibili solo dal server, mai dal browser.
- Cifratura: connessioni cifrate in transito (HTTPS/TLS); dati cifrati a riposo sull'infrastruttura del fornitore del database.
- Autenticazione: password conservate solo in forma cifrata (hash) dal fornitore di autenticazione; verifica in due passaggi disponibile e obbligatoria per chi la attiva; verifica anti-bot alla registrazione.
- Controllo degli accessi: privilegi minimi; accesso del personale tecnico ai workspace solo per assistenza e registrato in un log consultabile; il registro degli accessi del personale e quello delle agenzie partner sono conservati 24 mesi.
- Protezione delle interfacce: webhook verificati con firma o token; limiti di frequenza delle richieste per IP; validazione degli input lato server.
- Protezione della rete: infrastruttura dietro rete Cloudflare con protezione da attacchi DDoS.
- Backup: backup automatici giornalieri del database gestiti dal fornitore dell'infrastruttura e una copia giornaliera aggiuntiva su un server dedicato in Italia, accessibile solo all'amministratore e conservata per 14 giorni.
- Minimizzazione verso l'AI: ai modelli linguistici vengono inviati solo i dati necessari a generare la singola risposta, tramite API che non usano i dati per l'addestramento.
- Gestione degli incidenti: procedura di valutazione e notifica delle violazioni secondo l'art. 11 del DPA.
- Riservatezza del personale: impegni di riservatezza per chiunque acceda ai dati.
- Accesso tramite app AI e API: autorizzazione OAuth 2.1 con PKCE; token e chiavi conservati solo come impronta crittografica (hash); accesso limitato al singolo workspace autorizzato e riverificato a ogni richiesta; permessi minimi (sola lettura salvo abilitazione espressa); azioni verso i Clienti finali eseguite solo dopo approvazione nella Piattaforma o, se il Cliente lo abilita espressamente per tipo di azione, dall'applicazione collegata dopo conferma dell'utente; contenuti dei Clienti finali marcati come non affidabili verso l'AI; limiti di frequenza; registro delle azioni; revoca immediata; interruttore generale per workspace.
- Protezione dell'interfaccia di autorizzazione: pagina di consenso non incorporabile in siti terzi (anti-clickjacking) e avviso per le applicazioni non verificate.
- Ruoli degli utenti: titolare, amministratore e operatore; pagamenti, canali, chiavi API e gestione del team riservati a titolare e amministratori.
- Notifiche push: contenuto cifrato end-to-end (RFC 8291) e inviato solo ai servizi push ufficiali dei browser.
- Copie di backup esterne: oltre alle copie indicate al punto 8, una copia giornaliera cifrata (AES-256) conservata per 14 giorni sull'infrastruttura Cloudflare.
- Monitoraggio: controllo giornaliero automatico dello stato dei canali, dei token e degli invii, con avviso interno all'amministratore; controllo ogni 5 minuti dei lavori programmati (campagne, automazioni, code) e della disponibilità del servizio.
- Registro attività: le azioni rilevanti degli utenti nel workspace (impostazioni, conoscenza, permessi delle app AI) sono registrate, senza password, token o chiavi, conservate 24 mesi e consultabili dal Cliente.
- Registro errori: gli errori tecnici dell'app sono registrati senza parametri degli indirizzi e conservati 30 giorni.
- Politica di sicurezza dei contenuti: le pagine dell'applicazione possono caricare script e collegarsi solo a domini autorizzati (Content Security Policy).
- Aiuto IA: sola lettura dei dati del workspace a cui l'utente ha accesso; nessun invio ai Clienti finali; modifiche eseguite solo dopo conferma esplicita dell'utente, una volta sola ed entro 30 minuti.
- Registro dei consensi dei form: una riga per ogni evento e canale (consenso, consenso non verificato, revoca, riattivazione, unione o eliminazione della scheda), che non si può modificare né cancellare se non con le funzioni autorizzate (pseudonimizzazione, pulizia oltre il periodo di conservazione, chiusura del workspace); ogni riga ha un'impronta SHA-256 collegata a quella precedente del workspace (catena), che l'esportazione ricontrolla. La pseudonimizzazione sostituisce numero ed email con un'impronta crittografica con chiave segreta per workspace (HMAC-SHA256), senza lasciare cifre o caratteri in chiaro, accorcia l'indirizzo IP e toglie il browser.
- Doppia conferma accesa di default per WhatsApp ed email: finché la persona non conferma, nessun dato entra nella rubrica e nessun messaggio promozionale è possibile.
- Tetti e sospensioni automatiche dei messaggi e delle email di conferma (art. 4.5), con avvisi al Cliente e al personale del Responsabile.
- Nessun cookie dei form sui siti del Cliente: solo chiavi tecniche senza dati personali, scritte dopo un'azione del visitatore; nessuna impronta del browser, nessun pixel del Responsabile, statistiche solo aggregate.
- Anti-abuso dei form: campo trappola, gettone a tempo firmato, limiti per indirizzo IP (IPv6 per prefisso /64), per numero e per email, domini consentiti, verifica anti-bot Turnstile attivata automaticamente in caso di traffico anomalo, segnalazioni di abuso.
- Pagine pubbliche su un'origine separata: link, conferme, immagini e verifica anti-bot dei form sono su form.passinchat.com, separato dal portale, con una politica di sicurezza dei contenuti rigida e senza cookie; le immagini dei form sono controllate dal server prima della pubblicazione; le email di conferma partono da un sottodominio e una chiave di invio dedicati.
- Validazione delle iscrizioni: i dati inviati dal browser sono controllati sulla versione pubblicata del form; le risposte del Responsabile non rivelano mai se un numero o un'email sono già presenti.
Allegato B: Sub-responsabili autorizzati
| Sub-responsabile | Servizio | Sede del trattamento | Garanzia per il trasferimento |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, autenticazione, archiviazione file | UE (AWS, Irlanda) | Clausole Contrattuali Standard per eventuali accessi da fuori UE |
| Cloudflare Inc. | Hosting ed esecuzione dell'applicazione (Cloudflare Workers), delle pagine pubbliche dei form su form.passinchat.com e degli script dei form e della chat sui siti del Cliente; rete, sicurezza, CDN, verifica anti-bot (Turnstile, anche sui form), copie di backup cifrate | Globale (rete distribuita) | EU-U.S. Data Privacy Framework / Clausole Contrattuali Standard |
| OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI OpCo LLC | Modelli di intelligenza artificiale per generare le risposte, le bozze per gli operatori, la trascrizione delle note vocali, la lettura delle immagini, gli embedding della base di conoscenza, le traduzioni, il riconoscimento delle richieste di disiscrizione, la scelta delle risposte ai commenti per intenzione e l'Aiuto IA | USA | EU-U.S. Data Privacy Framework / Clausole Contrattuali Standard |
| Resend, Inc. | Invio delle email di servizio (conferma dell'account, recupero della password, inviti, avvisi agli utenti) e delle email di conferma dell'iscrizione ai form del Cliente, da un sottodominio dedicato (form.passinchat.com) | UE (AWS, Irlanda); società con sede negli USA | Clausole Contrattuali Standard per eventuali accessi da fuori UE |
| OVH SAS | Server dedicato per le copie di backup del database | Italia (Milano) | Nessun trasferimento fuori dall'UE |
| Netsons s.r.l. (Via Tirino 99, 65129 Pescara, P.IVA 01838660684) | Casella di posta info@teamxen.it del Responsabile, dove arrivano le email del team: segnalazioni, avvisi interni del servizio, richieste dal modulo Contatti e dai Clienti. Possono contenere nomi, numeri di telefono, email ed estratti di messaggi dei Clienti finali | Italia | Nessun trasferimento fuori dall'UE |
Servizi collegati su scelta del Cliente (art. 7.4): Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp, Instagram, Messenger, Lead Ads), tramite l'app Meta "AIBoost Platform" (ID 1780928539914888) gestita dal Responsabile; Telegram (bot del Cliente); Shopify International Ltd. e WooCommerce (negozio online del Cliente).
La versione 2.7 aggiunge un sub-responsabile rispetto alla versione 2.6: Netsons s.r.l. (posta del Responsabile). L'aggiunta è comunicata al Cliente con il preavviso dell'art. 7.2.
La versione 2.10 non aggiunge sub-responsabili: amplia i servizi di Cloudflare e di Resend già autorizzati alle attività dei form di iscrizione (art. 2.6). Le immagini dei form e i dati delle iscrizioni sono conservati da Supabase, come gli altri dati del workspace. I messaggi WhatsApp di conferma passano da Meta tramite il numero collegato dal Cliente (art. 7.4). Le modifiche sono comunicate al Cliente con almeno 15 giorni di preavviso, come prevede l'art. 7.2.