Privacy Policy

TeamXen di Marinangeli Fabio, P.IVA: 03820910549, Sede: Via Pozzuolo, 2, Email: info@teamxen.it.

Il Titolare è responsabile del trattamento dei dati raccolti tramite la piattaforma AIBoost.

TeamXen come Titolare: per i dati degli account registrati sulla piattaforma (titolari e operatori delle aziende clienti: email, credenziali, dati di fatturazione, log tecnici di accesso).

TeamXen come Responsabile del trattamento: per i dati dei clienti finali gestiti dalle aziende clienti attraverso la piattaforma (contatti in rubrica, lead Meta Ads, conversazioni WhatsApp/Instagram/Messenger/widget, note vocali, immagini e documenti caricati). In questi casi il Titolare è l'azienda cliente, che determina finalità e basi giuridiche; TeamXen tratta i dati solo su sua istruzione, secondo il Data Processing Addendum contenuto nei Termini di Servizio.

Trattiamo: dati di registrazione e credenziali di accesso (email, password cifrata, nome dell'organizzazione), dati di configurazione del servizio (nome del bot, istruzioni, impostazioni del widget), documenti caricati nella Knowledge Base, messaggi e metadati delle conversazioni di assistenza, dati tecnici essenziali di sessione e sicurezza.

Note vocali e immagini: quando l'utente finale invia un messaggio audio, questo può essere trascritto in testo per consentire la risposta; quando invia una fotografia (ad esempio di un prodotto, di un ambiente o di un documento tecnico), l'immagine può essere analizzata da un modello di visione artificiale (GPT-4o Vision) al solo scopo di fornire assistenza e formulare preventivi. Audio e immagini non sono utilizzati per profilazione né per riconoscimento biometrico delle persone.

I dati sono trattati per erogare il servizio richiesto e gestire il rapporto contrattuale (Art. 6.1.b GDPR), per adempimenti di legge, fiscali e contabili (Art. 6.1.c GDPR) e, per le sole statistiche di miglioramento della piattaforma, sulla base del consenso liberamente prestato tramite il banner cookie (Art. 6.1.a GDPR).

I dati e le credenziali sono archiviati su database sicuro Supabase, con cifratura in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256), isolamento logico per singola organizzazione (multi-tenancy con regole di accesso a livello di riga) e accesso limitato al personale autorizzato. I documenti caricati sono conservati in uno spazio di archiviazione privato, accessibile solo all'organizzazione proprietaria.

Tempi di conservazione (Data Retention):

• Dati anagrafici e contabili del cliente: 10 anni dalla cessazione del rapporto per adempimenti fiscali e civilistici ex art. 2220 c.c.
• Documenti della Knowledge Base e impostazioni bot: per la durata dell'abbonamento attivo; cancellabili in qualsiasi momento dal cliente dalla console e rimossi permanentemente entro 30 giorni dalla chiusura dell'account.
• Cronologia conversazioni e messaggi: secondo le istruzioni dell'azienda cliente (Titolare) e cancellati definitivamente entro 60 giorni dalla cessazione del servizio.
• Log tecnici di sicurezza e accesso: massimo 12 mesi per fini di prevenzione frodi e sicurezza informatica (Art. 6.1.f GDPR).

I dati aziendali, la documentazione caricata nella Knowledge Base e i messaggi delle conversazioni sono trattati in modo strettamente riservato per l'erogazione del servizio e NON vengono in nessun caso utilizzati per addestrare modelli pubblici di intelligenza artificiale.

I contenuti sono inviati ai modelli linguistici esclusivamente per generare la singola risposta richiesta dall'utente finale, senza riutilizzo per finalità di addestramento.

• Trasparenza (Art. 50): la piattaforma opera come Fornitore/Deployer di sistemi di IA per l'assistenza clienti e la qualificazione lead; l'utente umano finale è sempre informato che sta interagendo con un sistema di IA.
• Zero-Training Guarantee: nessun dato, conversazione, documento o prompt aziendale caricato in AIBoost viene impiegato per il training, il fine-tuning o il riaddestramento di modelli di fondazione pubblici o di terze parti.
• Esclusione delle pratiche vietate (Art. 5): le note vocali e le fotografie inviate dagli utenti sono analizzate transitoriamente al solo scopo semantico di estrarre testo o dettagli utili al preventivo, con tassativa esclusione di categorizzazione biometrica, identificazione biometrica remota o inferenza emotiva.
• Human-in-the-Loop: l'utente finale può sempre richiedere l'intervento di un operatore umano digitando parole chiave o su discrezione del sistema; nessuna decisione produttiva di effetti giuridici è assunta in modo interamente automatizzato.

Le conversazioni sui canali Meta sono trattate per fornire assistenza e dare seguito alle richieste dell'utente. Il numero di telefono, il nome profilo e il contenuto dei messaggi sono conservati nella console dell'azienda cliente.

Opt-out rapido: l'utente finale può interrompere le comunicazioni in qualsiasi momento scrivendo STOP nella conversazione, oppure chiedendo la cancellazione dei propri dati; la richiesta viene registrata e il contatto escluso dai successivi invii.

I dati inviati dai moduli lead delle inserzioni Meta (nome, telefono, email e risposte alle domande del modulo) sono ricevuti dalla piattaforma per consentire un primo contatto via WhatsApp da parte dell'azienda cliente. Tale trattamento è vincolato al consenso e alle finalità dichiarate nel modulo Meta compilato dall'utente; in assenza di valida base giuridica il contatto non deve essere effettuato.

L'amministratore tecnico di TeamXen può accedere temporaneamente al workspace del cliente (modalità “Master”) esclusivamente per manutenzione, configurazione e assistenza tecnica richiesta. L'accesso è tracciato, segnalato da un avviso visibile in piattaforma, limitato a quanto strettamente necessario e soggetto a vincolo di riservatezza; non comporta alcun utilizzo dei dati per finalità proprie di TeamXen.

I dati possono essere trattati da fornitori tecnologici che agiscono come responsabili del trattamento (hosting e database, fornitori dei modelli di intelligenza artificiale), vincolati contrattualmente alla riservatezza e a misure di sicurezza adeguate. Non effettuiamo cessioni di dati a terzi per finalità di marketing.

I trattamenti sono svolti prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora per esigenze tecniche di erogazione del servizio (es. infrastruttura cloud Supabase, protezione edge Cloudflare, API dei modelli linguistici OpenAI/Anthropic o API Meta) i dati siano trasferiti negli Stati Uniti, tale trasferimento avviene nel pieno rispetto del Capo V del GDPR, sulla base della Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea sull'EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) del 10 luglio 2023 per i fornitori ivi certificati, e in subordine mediante la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses - SCC) approvate dalla Commissione Europea ex Art. 46 GDPR, integrate da rigorose misure supplementari di cifratura TLS 1.3 in transito e AES-256 a riposo.

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli Artt. 15-22 GDPR: accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento, portabilità e revoca del consenso.

Per esercitarli, invia una richiesta a info@teamxen.it: risponderemo entro 30 giorni. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it.

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